新型コロナウイルスの拡大により多くの企業が取り入れている「オンライン説明会」

これから就活を始める学生さんは就活を始めるにあたって、説明会への参加を意識し始める頃ではないでしょうか。

そんな中で、「マナーがよくわからなくて不安」「気を付けなければいけないことってありますか？」という相談を多く受けます。

今回は、これから初めてオンライン説明会に参加する就活生も、すでに参加したことある就活生も、おさえてほしいマナーについて紹介します。

オンライン説明会って何？どんなことするの？

「オンライン説明会」という言葉を聞いたことはあっても、具体的にどのようなものかを理解していない人もいるでしょう。

ここでは、オンライン説明会に参加するメリット・デメリットや内容について詳しく解説します。

オンライン説明会とは？

対面ではなくオンラインで実施される会社説明会のことであり、オンライン会議ツールを用いて行われます。

新型コロナウイルスの感染拡大をうけ、対面の説明からオンラインで実施する企業が大きく増えました。

場所を問わずに遠方からでも参加できるので、移動時間や交通費などのコスト削減になります。

オンライン説明会の種類とメリット・デメリット

ライブ配信
予め決められた時間にリアルタイムで配信を行う方法であり、その場で口頭での質疑応答ができる他、チャット機能を通じて企業とコミュニケーションを取ることができます。

デメリットとしては対面に比べると会社の雰囲気が分かりにくい、質問をするタイミングが掴みにくいという点が挙げられます。

録画配信
事前に録画された説明会動画をオンライン上で公開する方法で、対面とは違って、都合のよいタイミングにいつでも視聴が可能です。

また、一時停止ができたり、もう一度聞きたい部分を繰り返して再生できるのもメリットです。

デメリットとしては、ライブ配信とは異なり、その場でコミュニケーションが取れない点が挙げられます。

オンライン説明会の内容

「実際、説明会ではどんなことが聞けるの？」と気になる方も多いかと思いますが、基本的には、以下のような項目について説明されるケースが多いです。

• 業界についての知識
• ビジョン
• 事業内容
• 仕事内容
• キャリアビジョンについて
• 質疑応答

企業を知る機会としてはもちろんですが、業界の知識を詳しく教えてくれる企業もあるので、業界研究にも繋がります。

その他、企業によっては「社長自ら登壇する」「グループディスカッションがある」「就活講座や就活相談を行っている」のような場合もあります。

上手に活用することで、就活に必要なスキルも向上させることができるでしょう。

オンライン説明会に参加する際の事前準備

ここでは、オンライン説明会に参加する際にすべき事前準備について解説します。

①参加URLが届いているか確認する

オンライン説明会の案内メールに記載の参加URL・ミーティングID・パスコード・開始時刻を必ず確認しましょう。

受信フォルダに見当たらないときは迷惑メールやプロモーションタブもチェックしてください。企業によっては入室待機室を使うため、入室時間や表示名の指定がないかも確認しましょう。

個人の端末と学校の端末の両方でURLが開けるか、事前にテストしておくと安心です。

②ネット環境が安定しているかチェックする

通信が不安定だとオンライン説明会の音声や映像が途切れる恐れがあるため、ネット環境が安定しているかを事前に確認しましょう。

自宅では、可能なら有線LAN、難しい場合は5GHz帯のWi-Fiを選び、電波の弱い場所を避けましょう。同時に大きなダウンロードや動画配信を行う端末があると帯域を圧迫するため、家族の端末や自分の別デバイスの通信は一時的に止めると良いです。

PCは再起動して不要アプリを閉じ、クラウド同期も一時停止すると安定します。また、万一に備えてスマホのテザリングやモバイルWi-Fiをバックアップとして用意しておくと安心です。

③使用するオンラインツールを確認する

Zoom・Teams・Google Meetなど、オンライン説明会への参加に必要なツールの最新版を事前にインストールし、アップデートを済ませておきましょう。

初回利用時はアカウント作成や権限付与に時間がかかるため、前日までにサインインしてマイク・カメラ・通知の許可を確認すると良いです。表示名は本名と学校名が分かる形に統一し、アイコンや背景の設定も整えておきましょう。

また、マイクテストやスピーカーテストは必ず事前に実施しましょう。さらに、画面共有時に通知が映り込まない設定にしておくと安全です。スマホやタブレットでも同じツールで入れるか試しておくと、機器トラブル時の代替になります。

④カメラ映りをチェックする

オンライン説明会に参加する前には、カメラ映りをチェックするのも大切です。

コツとしては、昼間は窓を正面に、夜はデスクライトを目線の少し上から柔らかく当てると印象が良くなります。カメラは目線の高さに合わせ、胸から上が写る距離に調整しましょう。

背景は生活感の少ない場所を選び、バーチャル背景を使う場合はロゴや派手な柄を避けてください。また、通知音や家族の映り込みを避けるため、スマホはサイレントにし、ドアや窓の開閉音にも注意しましょう。

オンライン説明会当日のマナー

オンライン説明会に参加する際には、押さえるべきマナーがあります。5つのマナーを紹介するので、あらかじめ理解しておきましょう。

①適切な身だしなみで参加する

オンライン説明会でも、対面の説明会と同じ基準で見出し内身を整えましょう。案内に服装指定がある場合は、その指示を最優先にします。指定がなければ、無地で落ち着いた色のシャツやジャケットを選ぶと安心です。

髪形は目にかからない長さに整え、前髪が影を作らないように調整しましょう。派手な柄や大きなロゴは避け、アクセサリーも控えめにします。

カメラ越しは照明の影響を受けやすいので、衣服の皺やホコリも事前にチェックして清潔感を保ちましょう。

②基本的にPCで参加する

オンライン説明会には、原則としてPCから参加しましょう。PCなら画面共有やチャット入力、配布資料の同時閲覧がスムーズに行えます。また、回線も有線や5GHz帯のWi-Fiを選べるため、通信が安定しやすいです。

オンライン説明会当日はOSと会議アプリを最新化し、不要なアプリやクラウド同期を停止してください。電源はACに接続し、省電力モードはオフにしましょう。

どうしてもスマホしか使えない場合は、縦向き映像は資料が見づらくなるため、横向き固定で参加し、通知はミュートにしておくと安心です。

③余裕をもって接続できるようにする

オンライン説明会では、余裕をもって接続することも大切です。開始10分前には待機できる状態に整えましょう。待機室が設定されている場合は、入室可能時刻や表示名の指定を事前に確認します。

ギリギリになってからPCのトラブルなどが発覚すると、せっかくのオンライン説明会に参加できなくなる恐れがあります。また、遅刻してしまうと説明を十分に聞けなくなる恐れがあるため、注意しましょう。

ただし、途中参加が可能なオンライン説明会もあるため、事前に案内を確認しておくと良いです。

④原則としてカメラはONにする

オンライン説明会では、顔が見える状態にしておくのが基本です。案内でカメラの運用が示されている場合は必ず従いましょう。

また、通信が不安定なときや事情があって顔を写せない場合は、事前に連絡するか、開始直後にチャットで許可を得ておくと良いでしょう。

そして、背景は無地を選び、バーチャル背景を使う場合もシンプルなものにしましょう。カメラは目線の高さに合わせ、発言時はレンズを見る意識を持つと印象が良くなります。司会から指示があれば、一時的にオフに切り替えましょう。

⑤名前表示はフルネーム＆フリガナ＆大学名が基本

出欠管理や質疑応答を円滑にするため、表示される名前は識別しやすい形式に整えましょう。

案内に指定があればそれに合わせ、指定がない場合は「大学名 学部 学年 氏名（ふりがな）」のように統一します。例えば、「〇〇大学 経済学部3年 山田太郎（やまだたろう）」とすると、司会や登壇者が呼びかけやすいです。

ニックネームや絵文字は避け、半角全角やスペースの位置をそろえましょう。

オンライン説明会に遅刻・欠席する時のマナー

やむを得ず、オンライン説明会に遅刻・欠席する時のマナーについて解説します。前日までに欠席が決まった場合と当日に遅刻・欠席が決まった場合に分けて説明するので、ぜひ参考にしてください。

前日までに欠席が決まった場合

欠席が決まった時点で、案内メールに記載の連絡先へすぐに連絡しましょう。企業の指定があればマイページのキャンセル機能を使い、指定がなければメールで「イベント名・日付・氏名（大学名）」を件名に入れて謝意と欠席理由を簡潔に伝えます。

また、業務時間外に参加できないことが判明した場合はメールを先に送り、翌営業日に電話で到達確認をしておくと安心です。

当日に遅刻・欠席が決まった場合

当日はメールと送っても気づかれない恐れがあるため、まず電話で担当宛に連絡しましょう。

電話番号が無いときは、マイページの問い合わせやイベント用チャットなど、事前に案内された連絡方法を使うと良いです。

遅刻・欠席の連絡をする際には、氏名・大学名・開始時刻・遅刻理由・入室可能な目安時刻を明確に伝えましょう。場合によっては途中参加のタイミングが決められ、それまでは待機指示があるケースもあるため、独断で入室せず案内に従ってください。

まとめ｜マナーを押さえてオンライン説明会に参加しよう！

基本的なマナーを守ることは、今後社会人となるうえで必要な基礎と言えます。就活で必要なマナーを身に着けつつ、立派な社会人になるための準備を進めましょう。

そして、企業の情報・業界の知識を得るためにも、ぜひ積極的にオンライン説明会に参加してみてください。